Dataskyddsbeskrivning

Robert Ståhl, CIO
Oy Herrfors Ab
Köpmansgatan 10
68600 Jakobstad
Finland
Tel.nr: 06-7815 326
robert.stahl@herrfors.fi

Oy Herrfors Ab:s kundregister

Personuppgifter används av den personuppgiftsansvarige eller dennes auktoriserade samarbetspartner för följande ändamål:
• hantering och utveckling av kundrelationen
• tillhandahållande och leverans av produkter och tjänster
• betalningar, betalningsuppföljning och indrivning
• marknadsföring och distansförsäljning av den personuppgiftsansvariges produkter och tjänster
• utveckling av den personuppgiftsansvariges affärsverksamhet och kundservice.

Behandlingen av personuppgifter baseras i första hand på den registrerades samtycke eller den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Uppgifter från den personuppgiftsansvariges kundregister: kontaktpersoner för kunder, företag och samarbetspartners samt kontaktpersoner för potentiella kunder och samarbetspartners, liksom uppgifter om användare av Herrfors webbplats, kan sparas i registret.

• namn

• logguppgifter för elektronisk informationsöverföring mellan företag (flyttdatum, slutavläsning, elleverantör, mätarbyte)
• personbeteckning
• kundnummer
• juridisk eller fysisk person
• språkkod
• kontaktuppgifter för kommunikation (bl.a. telefonnummer och e-postadress)

• gatuadress
• postnummer
• postort
• ägare av elanslutningen
• användningstider
• uppvärmningssystem (fjärrvärme)
• uppskattning eller uppgifter om elförbrukning (statistikuppgifter)
• huvudsäkringens storlek
• uppgifter om mikrogenerering

• faktureringsadress och betalarens namn
• förfallodag
• faktureringsintervall
• faktureringssätt
• kontonummer
• betalningsuppgifter
• uppgifter om elavtalet och överföringsavtalet
• uppgifter om kundtidningen

• kundfeedback
• kundnöjdhet
• uppgifter om användning av tjänster och köpbeteende
• lagstadgade tillstånds- och förbudsuppgifter för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring
• information om huruvida den ovan nämnda kunden eller potentiella kunden är med i personuppgiftsansvariges eller dennes samarbetspartners lojalitetsprogram eller motsvarande, samt de uppgifter som krävs för att utnyttja förmåner inom dessa system
• övriga uppgifter erhållna med kundens eller den potentiella kundens samtycke eller fullmakt som är nödvändiga för att tillhandahålla den begärda tjänsten

Uppgifter om kunder fås bland annat genom offertförfrågningar, beställningar, avtal och andra kontakter, samt genom information som sparas eller registreras när kunden använder tjänster eller produkter. Uppgifter om potentiella kunder erhålls bland annat genom tävlingar, lotterier, telefonförsäljning samt genom användning av webbtjänster (bl.a. den personuppgiftsansvariges webbplatser och sociala mediekanaler) och via cookies eller andra kundkontakter, eller genom deltagande i evenemang. Endast de potentiella kunders uppgifter som gett sitt samtycke till marknadsföring eller kontakt sparas. Alla kontakter från personuppgiftsansvariges kunder kan spelas in. Dessa används för att verifiera affärshändelser, hantera reklamationer och utveckla kundservice. Uppgifter uppdateras även utifrån de regelverk för informationsutbyte på elmarknaden som publiceras av Energiateollisuus.

Personuppgifter lagras endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla de syften som anges i denna registerbeskrivning, med beaktande av lagstadgade begränsningar. Baserat på tillämplig lagstiftning kan den personuppgiftsansvarige vara skyldig att bevara uppgifterna under en längre tid än den ovan nämnda perioden. Ljudinspelningar lagras i tre år. Föråldrade och onödiga uppgifter förstörs på ett lämpligt sätt. Personuppgifterna förs in i registret i den form som den registrerade lämnat och uppdateras i enlighet med meddelanden som den registrerade ger till den personuppgiftsansvarige.

Uppgifter i den personuppgiftsansvariges kundregister lämnas inte ut till parter utanför koncernen. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter på det sätt som lagen föreskriver.

Den personuppgiftsansvarige kan anlita underleverantörer och tjänsteleverantörer för hantering av kundregistret: underhåll av tjänster, kundservice, hantering och analys av användardata, undersökningar, kundmeddelanden och genomförande av olika kampanjer. Personuppgifter kan lämnas ut till underleverantörer och tjänsteleverantörer endast i den utsträckning som de deltar i genomförandet av de ändamål som anges i denna registerbeskrivning. De ovan nämnda tredje parterna får inte använda personuppgifterna för andra ändamål än de som anges i denna registerbeskrivning och som fastställts av den personuppgiftsansvarige.

Den personuppgiftsansvarige förpliktar dessa parter att iaktta sekretess avseende personuppgifter och att säkerställa att nivån på dataskyddet är tillräcklig. Personuppgifter kan lämnas ut till behöriga myndigheter enligt deras begäran och i enlighet med gällande lagstiftning. Kundregisteruppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

Den personuppgiftsansvariges webbplatser använder cookies. Cookies är små textfiler som lagras på användarens dator eller annan terminalenhet. Cookies orsakar ingen skada på användarens enhet.

Kundregister: För att utveckla webbplatsen samlar den personuppgiftsansvarige in statistisk information via Google Analytics. Google Analytics-cookies sparar bland annat information om hur besökare har kommit till webbplatsen (via sökmotor, direktlänk osv.), vilka sidor som har besökts och hur länge varje sida har besökts. Denna information används för att vidareutveckla vår webbplats och följa upp framgången av våra nya utvecklingsprojekt. Statistik förs över antalet användare, användarens land, tidpunkt för användning, vilken webbläsare som använts samt innehåll som användaren har besökt.

Användaren kan vid behov inaktivera cookies i webbläsarens inställningar. Om funktionen inaktiveras kan det leda till att vissa webbplatser fungerar långsammare eller att åtkomst till vissa sidor helt blockeras.

Kundregistrets uppgifter lagras i databaser som skyddas med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Uppgifterna är endast tillgängliga för personer anställda av den personuppgiftsansvarige eller av den personuppgiftsansvarige auktoriserade aktörer som behöver informationen för sina arbetsuppgifter. Den personuppgiftsansvarige kräver tystnadsplikt av sin personal och sina samarbetspartners. För att använda uppgifterna krävs användarnamn och lösenord. Material i manuell form förvaras i låsta och övervakade lokaler som står till den personuppgiftsansvariges förfogande.

Rätt till insyn
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som har sparats i den personuppgiftsansvariges kundregister. Rätten till insyn kan nekas endast på grunder som anges i lag. Att utnyttja insynsrätten är i regel avgiftsfritt en gång per kalenderår.

Rätt till begränsning av behandling och invändning
Den registrerade har när som helst rätt att förbjuda behandling av sina uppgifter om han eller hon anser att den personuppgiftsansvarige behandlat uppgifterna olagligt eller inte har rätt att behandla dem. Förbudsrätten gäller dock inte uppgifter som måste behandlas för att den personuppgiftsansvarige ska uppfylla en rättslig skyldighet eller annan lagstadgad grund.

Rätt till radering av uppgifter
Den registrerade har rätt att begära att felaktiga uppgifter rättas, att ofullständiga uppgifter kompletteras samt att uppgifter om honom eller henne raderas ur kundregistret. Rätten till radering gäller dock inte uppgifter som den personuppgiftsansvarige är skyldig att bevara enligt lag.

Rätt till dataportabilitet
I den utsträckning som den registrerade själv har lämnat uppgifter till den personuppgiftsansvariges marknadsföringsregister och dessa behandlas med samtycke eller avtal som grund, har den registrerade rätt att få ut uppgifterna i elektroniskt format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.

Förbud mot direktmarknadsföring
Den registrerade har rätt att när som helst förbjuda användningen av sina uppgifter i direktmarknadsföringssyfte.

Rätt att lämna in klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till behörig tillsynsmyndighet om den personuppgiftsansvarige inte följer tillämplig dataskyddslagstiftning.

Övriga rättigheter
Om uppgifter behandlas med den registrerades samtycke har den registrerade rätt att återkalla samtycket genom att meddela den personuppgiftsansvarige enligt punkt tolv i denna registerbeskrivning.

Begäran om insyn eller rättelse ska lämnas skriftligen och undertecknat till den personuppgiftsansvariges kundtjänst på adress:
Köpmansgatan 10, 68600 Jakobstad eller Torigränden 3, 84100 Ylivieska.
Kunden måste kunna styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige ger ett skriftligt svar inom 30 dagar från det att begäran mottagits eller från det att kunden personligen besökt kundtjänsten.

Den personuppgiftsansvarige utvecklar kontinuerligt sin verksamhet och förbehåller sig därför rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att meddela om det på sin webbplats. Ändringar kan också baseras på förändringar i lagstiftningen. Den personuppgiftsansvarige rekommenderar att de registrerade regelbundet bekantar sig med innehållet i dataskyddsbeskrivningen.